همه ما می‌دانیم برای رسیدن به موفقیت و پیشرفت کارها نیازمند برنامه‌ریزی و بررسی منظم عملکرد خود هستیم. به همین دلیل سازمان‌ها برای این‌که بتوانند فعالیت‌های خود را به صورت مستمر تطبیق و مقایسه کنند از روش الگوبرداری یا بنچ مارکینگ استفاده می‌کنند. به کمک این روش سازمان‌ها می‌توانند در یک چارچوب مناسب و نظام یافته بهترین سطح انجام کارها را می‌آموزند و در صورت نیاز دست به انجام تغییراتی می‌زنند که کارایی خود را افزایش دهند.

بنچ مارکینگ چیست؟

الگوبرداری یا بنچ مارکینگ، شامل فرآیندی است که هر کسب و کار برای مقایسه عملیات، فرآیندها و محصولات سازمان خود با سازمان‌های دیگر، از آن استفاده می‌کند. بنچ مارکینگ کیفیت سیاست‌ها، استراتژی‌ها، برنامه‌ها، خدمات و محصولات سازمان را اندازه‌گیری کرده و باعث ارتقای عملکرد آن می‌شود.

در نظر داشته باشید که Benchmarking به تنهایی نمی‌تواند ابزار کامل و جامعی برای ارتقای عملکرد سازمان باشد، اما این روش یکی از ابزار هایTQM یا مدیریت کیفیت جامع است.

این روش انواع مختلفی دارد که برای الگوبرداری می‌توان این مدل‌ها را در نظر گرفت.

انواع بنچ مارکینگ چیست؟

همان‌طور که پیش‌‌‌تر مطرح شد، الگوبرداری مدل‌های مختلفی دارد. این الگوها عبارتند از:

• الگوبرداری استراتژیک

در روش الگوبرداری استراتژیک، بهترین برنامه‌ها و استراتژی‌هایی که سازمان‌های موفق از آن‌ها استفاده کرده‌اند، بررسی شده و در کسب و کار شما پیاده سازی می‌شود. این روش، شامل نوآوری در فرآیندهایی است که توسط سازمان‌های دیگر استفاده می‌شود تا به بهبود روند فعالیت‌های کسب و کار شما کمک کند. بنچ مارکینگ استراتژیک در نهایت به ایجاد مزیت رقابتی پایدار می‌انجامد.

• الگوبرداری عملکرد

در روش الگوبرداری عملکرد محصولات و خدمات کسب و کار شما با سایر رقبا مقایسه می‌شود.  هدف از این کار مقایسه ویژگی‌ محصولات، خدمات، قیمت، کیفیت، قابلیت اطمینان، نوع طراحی، میزان رضایت مشتریان و… تهیه می‌شود. بنابراین می‌توانید از نتایج این روش برای بهبود و ارتقای جایگاه خود در بازار بهره ببرید.

• الگوبرداری فرآیند

این روش شباهت زیادی به دو روش قبلی دارد. زیرا عملکرد‌های خاص از بهترین کسب و کار‌های صنعت را بررسی می‌کند و به شما این اجازه را می‌دهد تا در کوتاه‌‌‌ترین زمان ممکن پیشرفت سریعی را تجربه کنید. در این روش چگونگی کار بررسی می‌شود. برای مثال چگونه یک سازمان نسبت به سایر سازمان‌ها عملکرد بهتری دارد؟

اطلاعات مورد نیاز از طریق مصاحبه، نظرسنجی، بازدید و … بدست می‌آید و سپس شما می‌توانید پاسخ سوال را با شرایط سازمان خود مقایسه کنید. هدف از این روش استفاده از فرآیند‌های موجود در سازمان برای بهبود عملکرد شما است. در نظر داشته باشید که برای این روش باید تمامی شرایط سازمان شما مشابه سازمان مورد بررسی باشد تا بتوانید به نتایج مطلوب برسید.

• الگوبرداری محصول

همان‌طور که از نام آن پیداست، این روش بیشتر برای محصولات بکار برده می‌شود و شما با خرید محصول رقیب و مطالعه و بررسی آن، اطلاعاتی مانند ویژگی ها، جزئیات و نحوه عملکرد آن را متوجه شوید. سپس با مقایسه محصول خود با رقیب مشکلات و نقایص محصول خود را برطرف کنید.

• الگوبرداری رقابتی

یکی از محبوب‌‌‌ترین و پرطرفدار‌‌‌ترین روش‌ها در بنچ مارکینگ استفاده از الگوبرداری رقابتی است. در الگوبرداری رقابتی تمامی محصولات، فرآیندها و خدمات به طور کامل مقایسه می‌شوند. همچنین در این مقایسه بخش‌هایی مانند امور مالی، منابع انسانی و بازاریابی نیز بررسی و مقایسه می‌شوند. البته در این روش به دلیل محرمانه بودن برخی از اطلاعات، ممکن است اطلاعات غلطی بدست آورید که به درد شما نمی‌خورند.

• الگوبرداری داخلی

کاربرد بنچ مارکینگ داخلی بیشتر در سازمان‌های چند ملیتی و بزرگ کاربرد دارد. در این روش سازمان یک معیار از سازمان خود را انتخاب و با دیگر سازمان‌ها در همان معیار مقایسه می‌کند. انجام این کار در شرکت‌های کوچک کاربرد چندانی ندارد زیرا تعداد واحدها و کارکنان‌ها اندک است.

• الگوبرداری جهانی

شرکت‌هایی که در کشورهای مختلف در زمینه مشابه فعالیت می‌کنند، از این روش برای الگوبرداری استفاده می‌کنند. به دلیل این‌که معیار برتری در کشورهای مختلف متفاوت است، سازمان‌هایی که از این تحلیل استفاده می‌کنند می‌توانند برای پیشرفت بیشتر خود را با معیارهای جهانی مقایسه کنند.

علاوه بر مواردی که اشاره شد، برای بنچ مارکینگ رویکرد‌های مختلفی نیز وجود دارد که عبارتند از:

• رویکرد داخلی ( برای مقایسه اعضای سازمان)
• روی‍‌‍کرد خارجی ( مقایسه موقعیت سازمان با سایر رقبا)
• رویکرد کاربردی ( مقایسه استراتژی کسب و کار شما با شرکت‌های موفق در صنایع مختلف)
• روی‍‌‍کرد عمومی ( مقایسه با بهترین روش‌های استاندارد)
• رویکرد بین‌المللی( مقایسه با بهترین‌های بازارجهانی)

چگونه بنچ مارکینگ را انجام دهیم؟

انجام بنچ مارکینگ مراحل متعددی دارد و نیازمند بررسی فراوان است. در این قسمت سعی می‌کنیم به شکل خلاصه مراحل آن را برای شما بیان کنیم.

مرحله اول: برنامه‌ریزی

یکی از مهم‌‌‌ترین مراحل انجام Benchmarking برنامه‌ریزی است. این مرحله بسیار مهم است زیرا هر نقص و ایراد در این قسمت می‌تواند سایر مراحل را نیز تحت تاثیر قرار دهد. برای برنامه‌ریزی بهتر است تمام اولویت‌ها و شاخص‌هایی که قرار است در مورد آن‌ها به الگوبرداری کنید را تعیین کنید. سپس از فرآیند‌های قابل تهیه با بنچ مارک یک لیست تهیه کنید. در این مرحله باید سازمان‌هایی که قصد بنچ مارک آن‌ها را دارید نیز مشخص کنید.

مرحله دوم : جمع‌آوری اطلاعات

در مرحله دوم باید اطلاعاتی را از شرکت‌های بنچ مارک جمع‌آوری کنید. هنگام بررسی‌های اولیه لازم است شرکتی که به وسیله آن فرآیند الگوبرداری انجام می‌شود، متدولوژی جمع‌آوری داده‌ها را دوباره تعریف کند.

مرحله سوم : تجزیه و تحلیل داده ها

همان‌طور که از نام آن پیدا است، در این مرحله تجزیه و تحلیل داده ها، فرمت ارائه داده ها، نمایش نتایج، طبقه‌بندی شکاف‌های موجود در عملکرد فرآیندها و شناسایی علت ایجاد آن‌ها باید بررسی شود.

مرحله چهارم: یکپارچگی

در این مرحله، علاوه بر تضمین پیاده سازی برنامه ها، از تعهد مدیران در راستای اجرای تغییرات نیز مطمئن می‌شود.

مرحله پنجم: پیاده‌سازی و اجرا

در این مرحله زمان آن رسی‍‌‍ده است که تغییرات دست نیافتنی به صورتی انجام شوند که شکاف بین حالت ایده‌آل و واقعی تا حد ممکن کاهش یاب‍‌‍د.

مرحله ششم: نظارت

آخرین مرحله جهت حداکثرسازی مزایای الگوبرداری، نظارت است. نظارت باید به صورت منظم و سیستماتیک انجام شود که جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز، اعمال تنظیمات لازم و ارزیابی پیشرفت‌ها همگی جز این مرحله به حساب می‌آیند.

جمع‌بندی

همان‌طور که مطرح شد، هر کسب و کاری برای ارزیابی عملکرد و میزان موفقیت خود نیاز به راهی است که بنچ مارکینگ برای آن فراهم می‌کند. بنچ مارکینگ اهمیت بسیار زیادی بر کسب و کار شما دارد و به کمک آن می‌توانید علاوه بر بررسی قسمت‌هایی از سازمان که نیاز به پیشرفت دارند، افزایش سود، کاهش هزینه‌ها، بهبود رضایت مشتریان و به دست آوردن مزیت رقابتی برای خود را بدست آورید. آیا شما تابه‌حال از بنچ مارکینگ برای سازمان خود استفاده کرده‌اید؟ نظر خود را با ما به اشتراک بگذارید.